ALGEMENE VOORWAARDEN DEELNAME AAN BOLD OPTICAL FAIR

Versie: Aangescherpt – januari 2026

Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op iedere deelname aan beurzen, tentoonstellingen en andere evenementen georganiseerd door Bold Optical Fair BV (hierna: de Organisatie).

ARTIKEL 1 – DEFINITIES

1.1 Organisatie: Bold Optical Fair BV, KvK 84613017, gevestigd te Lijnden, Nederland.
1.2 Evenement: ieder door de Organisatie georganiseerd evenement, beurs of tentoonstelling.
1.3 Deelnemer: iedere natuurlijke of rechtspersoon wiens inschrijving door de Organisatie is geaccepteerd.
1.4 Aanmelder: degene die zich inschrijft voor deelname aan het Evenement.
1.5 Inschrijfformulier: het (digitale) formulier waarmee deelname wordt aangevraagd.
1.6 Deelnemingsovereenkomst: de overeenkomst tussen Organisatie en Deelnemer.
1.7 Deelnamekosten: alle door de Deelnemer verschuldigde bedragen, waaronder standhuur, registratiekosten, promotie en aanvullende diensten.
1.8 Algemene Voorwaarden: deze voorwaarden.
1.9 Specifieke Voorwaarden: aanvullende voorwaarden per Evenement.
1.10 Opbouwdatum: de eerste officiële opbouwdag van het Evenement zoals gecommuniceerd door de Organisatie.
1.11 Webshop: de online bestelomgeving van de Organisatie, waarvoor afzonderlijke voorwaarden gelden.

ARTIKEL 2 – INSCHRIJVING EN OVEREENKOMST

2.1 Inschrijving vindt uitsluitend plaats via het officiële Inschrijfformulier en is bindend.
2.2 De Deelnemingsovereenkomst komt tot stand na schriftelijke (digitale) bevestiging door de Organisatie.
2.3 De Aanmelder verklaart bevoegd te zijn om deze overeenkomst aan te gaan.
2.4 Door inschrijving verklaart de Aanmelder akkoord te gaan met deze Algemene Voorwaarden.
2.5 De Organisatie behoudt zich het recht voor inschrijvingen zonder opgaaf van reden te weigeren. Reeds betaalde bedragen worden in dat geval gerestitueerd.
2.6 Wensen ten aanzien van standplaats zijn niet bindend.
2.7 Bij overschrijding van capaciteit kan een wachtlijst worden gehanteerd.

ARTIKEL 3 – ANNULERING DOOR DEELNEMER

3.1 Annulering dient schriftelijk te geschieden.
3.2 Bij inschrijving is een niet-restitueerbare aanbetaling van minimaal €500 verschuldigd.
3.3 Bij annulering zijn de volgende kosten verschuldigd, berekend over het totale factuurbedrag:

Meer dan 185 dagen vóór opbouwdatum: 15%
185 tot 125 dagen vóór opbouwdatum: 50%
124 tot 63 dagen vóór opbouwdatum: 75%
62 dagen of minder vóór opbouwdatum: 100%

3.4 Deze kosten omvatten ook aanvullende opties en promotionele diensten.
3.5 Registratiekosten worden nooit gerestitueerd.
3.6 In uitzonderlijke gevallen kan de Organisatie besluiten tot gedeeltelijke restitutie, waarbij minimaal 25% van het totaalbedrag wordt ingehouden.
3.7 Bestellingen via de Webshop vallen onder aparte voorwaarden en worden niet volledig gerestitueerd. Aantoonbaar gemaakte kosten worden altijd ingehouden.

ARTIKEL 4 – WIJZIGING OF ANNULERING EVENEMENT

4.1 De Organisatie mag bij bijzondere omstandigheden datum, locatie of opzet wijzigen of het Evenement annuleren.
4.2 Bij annulering door de Organisatie wordt restitutie verleend van reeds betaalde bedragen, minus registratiekosten en aantoonbaar gemaakte kosten.
4.3 De Organisatie is niet aansprakelijk voor enige aanvullende schade.

ARTIKEL 5 – GEDRAG, PROGRAMMA EN MEDIA

5.1 De Organisatie mag stands, materialen of uitingen weigeren of verwijderen indien deze strijdig zijn met het karakter of de veiligheid van het Evenement.
5.2 Deelnemers verlenen toestemming voor het gebruik van foto- en videomateriaal waarop zij of hun stand zichtbaar zijn, voor promotionele doeleinden, zonder recht op vergoeding.

ARTIKEL 6 – BETALING

6.1 Facturen dienen volledig te zijn voldaan vóór de vervaldatum.
6.2 Niet-tijdige betaling geeft de Organisatie het recht deelname te weigeren zonder restitutie.
6.3 Bezwaren tegen facturen dienen binnen 14 dagen schriftelijk te worden gemeld.
6.4 Bij te late betaling is wettelijke rente verschuldigd, vermeerderd met 15% incassokosten.

ARTIKEL 7 – STANDOPBOUW EN GEBRUIK

7.1 Standontwerpen dienen tijdig ter goedkeuring te worden aangeleverd.
7.2 Niet-naleving kan leiden tot uitsluiting zonder restitutie.
7.3 Het niet tijdig bezetten van de stand leidt tot verlies van rechten.

ARTIKEL 8 – AFBRAAK EN SCHADE

8.1 De standruimte dient schoon en in originele staat te worden opgeleverd.
8.2 Schade wordt volledig verhaald op de Deelnemer.
8.3 Achtergelaten goederen worden verwijderd op kosten en risico van de Deelnemer.

ARTIKEL 9 – HUISREGELS

9.1 Onderverhuur of overdracht van de stand is verboden zonder schriftelijke toestemming.
9.2 Overlast, onveilige situaties en ongeoorloofde activiteiten zijn verboden.
9.3 Uitgifte van eten en drinken is uitsluitend toegestaan conform locatievoorwaarden.

ARTIKEL 10 – INTELLECTUELE EIGENDOM

10.1 Inbreukmakende goederen zijn verboden.
10.2 Bewijs van rechten dient op verzoek te worden overgelegd.
10.3 Alle rechten met betrekking tot het Evenement berusten bij de Organisatie.

ARTIKEL 11 – PROMOTIEMATERIAAL

11.1 Deelnemers zijn verantwoordelijk voor tijdige aanlevering.
11.2 De Organisatie is niet aansprakelijk voor fouten of weglatingen.

ARTIKEL 12 – AANSPRAKELIJKHEID EN VERZEKERING

12.1 Deelname geschiedt volledig op eigen risico.
12.2 De Organisatie is uitsluitend aansprakelijk bij opzet of grove nalatigheid.
12.3 Aansprakelijkheid is te allen tijde beperkt tot het door de verzekering uitgekeerde bedrag, dan wel maximaal het door de Deelnemer betaalde deelnamebedrag.
12.4 Aansprakelijkheid voor indirecte schade, gevolgschade, winstderving of reputatieschade is uitgesloten.
12.5 De Deelnemer vrijwaart de Organisatie tegen aanspraken van derden.
12.6 De Deelnemer is verplicht zich adequaat te verzekeren.

ARTIKEL 13 – NIET-NAKOMING

Bij overtreding van deze voorwaarden kan de Organisatie deelname beëindigen, toegang weigeren, kosten verhalen en toekomstige deelname weigeren.

ARTIKEL 14 – WIJZIGING VOORWAARDEN

14.1 Op de Deelnemingsovereenkomst zijn de voorwaarden van toepassing zoals geldend ten tijde van inschrijving.
14.2 Wijzigingen gelden uitsluitend voor toekomstige inschrijvingen, tenzij wijziging noodzakelijk is door wetgeving of overmacht.
14.3 Algemene voorwaarden van de Deelnemer zijn uitgesloten.

ARTIKEL 15 – GESCHILLEN

15.1 Op deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing.
15.2 Geschillen worden exclusief voorgelegd aan de bevoegde rechter te Amsterdam.

ARTIKEL 16 – OVERMACHT

16.1 In geval van overmacht is de Organisatie niet gehouden tot schadevergoeding.
16.2 Aantoonbaar gemaakte kosten mogen worden ingehouden of alsnog worden doorbelast.
16.3 Volledige restitutie is uitgesloten.

Deze Algemene Voorwaarden vervangen alle eerdere versies.