TERMES ET CONDITIONS GÉNÉRALES PARTICIPATION À BOLD OPTICAL FAIR

Version : janvier 2025

Ces Conditions générales s’appliquent à la participation à des foires commerciales, expositions et autres événements organisés par Bold Optical Fair BV (ci-après : l’Organisation).

ARTICLE 1 – DÉFINITIONS
1.1 Organisation : Bold Optical Fair BV, enregistrée auprès de la Chambre de commerce sous le numéro 84613017, située à Lijnderdijk 199, 1175 KE Lijnden, Pays-Bas.
1.2 Événement : toute foire, exposition ou autre événement organisé par l’Organisation.
1.3 Participant : toute personne physique ou morale dont l’inscription à l’événement a été acceptée (un e-mail de confirmation automatique du système est également considéré comme une acceptation de participation) et qui a conclu un accord de participation avec celui-ci.
1.4 Formulaire d’inscription : le formulaire numérique ou écrit avec lequel un candidat s’inscrit à l’événement.
1.5 Demandeur : toute personne physique ou morale qui s’inscrit pour participer à l’événement.
1.6 Accord de participation : l’accord conclu entre l’Organisation et le Participant après l’acceptation du formulaire d’inscription.
1.7 Coûts de participation : le montant total que le participant doit à l’organisation pour la location de stands, la promotion (comme le site web et les bannières) et des services supplémentaires.
1.8 Conditions générales : ce document, qui fait partie de l’Accord de Participation.
1.9 Conditions spécifiques : règles ou dispositions supplémentaires fournies par événement.
1.10 Boutique en ligne : commandes passées via Bold-onlineshop.nl mêmes conditions.

ARTICLE 2 – ENREGISTREMENT ET ACCEPTATION
2.1 L’inscription ne se fera que via le formulaire officiel d’inscription et est contraignante à la soumission.
2.2 Les entrées conditionnelles ne sont valides qu’avec l’approbation écrite de l’Organisation.
2.3 Le demandeur garantit l’exactitude de toutes les informations fournies et déclare être autorisé à conclure l’accord.
2.4 En soumettant le formulaire d’inscription, le demandeur accepte ces Conditions générales. Ce contrat numérique est juridiquement contraignant.
2.5 L’accord de participation est conclu dès que l’Organisation confirme l’enregistrement par écrit.
2.6 L’Organisation se réserve le droit de refuser une inscription sans donner de raison. Tout paiement anticipé sera alors remboursé.
2.7 Les souhaits des participants concernant l’emplacement seront pris en compte mais ne peuvent être garantis.
2.8 Si la capacité est dépassée, l’inscription peut être inscrite sur une liste d’attente.

ARTICLE 3 – ANNULATION PAR LE PARTICIPANT
3.1 L’annulation doit être communiquée par écrit. Les frais d’annulation suivants s’appliquent :

Jusqu’à 225 à 185 jours pour la préparation : 15 % du montant de la facture (avec un minimum de 500 euros, acompte)
184–124 jours : 50 %
123–62 jours : 75 %
61 jours ou moins : 100 %

3.2 Ces pourcentages incluent des options supplémentaires (comme la promotion, des bannières supplémentaires, les commandes en ligne de la SOP). Les frais d’inscription ne sont pas remboursables.
3.3 Dans des cas exceptionnels hors du contrôle du Participant, l’Organisation peut décider d’accorder un remboursement partiel, avec une retenue minimale de 25 %.
3.4 Les commandes passées via Bold-onlineshop.nl ne seront jamais remboursées intégralement. Les frais déjà engagés seront déduits de tout montant de remboursement.

ARTICLE 4 – MODIFICATIONS OU ANNULATION DE L’ÉVÉNEMENT
4.1 L’Organisation peut, dans des circonstances exceptionnelles, modifier la date, la mise en place ou le lieu de l’événement ou l’annuler. Dans de tels cas, aucune demande d’indemnisation ne peut être faite.
4.2 En cas d’annulation, tous les paiements (si possible) – à l’exception des frais d’enregistrement et des coûts déjà engagés – seront remboursés dans un délai de 60 jours.
4.3 Tout remboursement sera accordé proportionnellement en fonction de la taille réservée des tribunes.

ARTICLE 5 – CONDUITE ET PROGRAMME
5.1 L’Organisation se réserve le droit de refuser ou de retirer des matériaux ou des positions sans en donner de raison.
5.2 L’Organisation peut utiliser des photos et vidéos de l’Événement, y compris les participants, à des fins promotionnelles. Les participants donnent leur autorisation à ce faire.

ARTICLE 6 – PAIEMENT
6.1 Les frais de participation doivent être payés intégralement avant la date d’échéance indiquée sur la facture.
6.2 Les factures seront facturées en un seul montant avant l’événement.
6.3 Les objections à une facture doivent être soumises par écrit dans un délai de 30 jours, sinon la facture sera considérée comme acceptée.
6.4 En cas de retard de paiement, des intérêts légaux sont dûs, plus 15 % des frais de recouvrement.

ARTICLE 7 – CONSTRUCTION ET APPROBATION DES STANDS
7.1 Les participants doivent soumettre leur conception de stand pour approbation dans les délais.
7.2 En cas de non-respect, la participation peut être refusée sans droit à un remboursement.
7.3 Le non-établissement ou l’occupation du temps de remplacement entraînera la perte de droits sans compensation.

ARTICLE 8 – DÉMOLITION ET DOMMAGES
8.1 Les supports doivent être démontés dans la période spécifiée et la surface doit retrouver son état d’origine.
8.2 Les dommages causés à l’emplacement ou aux infrastructures se font au détriment du Participant.
8.3 Les marchandises abandonnées peuvent être retirées ou stockées au risque et aux frais du Participant.

ARTICLE 9 – RÈGLES DE LA MAISON
9.1 Les participants ne peuvent pas louer leur stand à des tiers, le garder fermé ou le laisser sans surveillance pendant les heures d’ouverture (sauf accord contraire).
9.2 Les nuisances, la concurrence déloyale et les situations dangereuses sont interdites.
9.3 L’amplification sonore, le feu, les substances dangereuses et la distribution en dehors du stand ne sont autorisés qu’avec approbation écrite.
9.4 La consommation et la distribution de nourriture et de boissons sont soumises aux conditions du lieu.
9.5 Le tabagisme et l’utilisation de cigarettes électroniques sont interdits dans le bâtiment.

ARTICLE 10 – PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE
10.1 L’exposition ou la vente de biens contrefaisants est interdite.
10.2 Une preuve de propriété ou de licence doit être fournie sur demande.
10.3 Tous les droits de propriété intellectuelle de l’événement appartiennent à l’Organisation.

ARTICLE 11 – CATALOGUE / SITE WEB
11.1 Les participants sont responsables de la livraison rapide et correcte du matériel promotionnel. Une livraison tardive ou incomplète entraînera une exclusion sans remboursement.
11.2 L’Organisation n’est pas responsable des erreurs ou omissions.

ARTICLE 12 – RESPONSABILITÉ CIVILE ET ASSURANCE
12.1 Les biens sont à la demande du participant lors de l’événement.
12.2 Le Participant est seul responsable des licences et du respect de la législation.
12.3 L’Organisation n’est pas responsable des dommages-intérêts, sauf en cas d’intention ou de négligence grave.
12.4 Les participants sont tenus de s’assurer adéquatement eux-mêmes et leurs biens.
12.5 Le participant indemnise l’Organisation contre les réclamations de tiers.

ARTICLE 13 – NON-RESPECT DES OBLIGATIONS
13.1 En cas de violation des termes et conditions, l’Organisation peut :

Mettre fin à l’accord de participation ;
Refuser l’accès à l’Événement ;
Retirer ou stocker des biens aux frais du participant ;
Excluez le participant des événements futurs ;
Frais de recouvrement et récupération des dommages.

ARTICLE 14 – DISPOSITIONS FINALES
14.1 Si une disposition est jugée invalide, les autres restent en vigueur.
14.2 Les termes et conditions généraux du participant sont exclus.
14.3 En cas de conflit, les Conditions Générales Spécifiques prévaudront.
14.4 Ces termes et conditions peuvent être modifiés provisoirement. La version modifiée est contraignante après publication.
14.5 Les objections aux modifications doivent être soumises dans les 5 jours ouvrables suivant la publication.

ARTICLE 15 – LITIGES
15.1 Ces termes et conditions sont régis par la loi néerlandaise.
15.2 Les litiges seront soumis au tribunal compétent d’Amsterdam.
15.3 Les participants choisissent leur domicile à l’adresse de Bold Optical Fair BV.

ARTICLE 16 – FORCE MAJEURE
16.1 En cas de force majeure (comme pandémie, guerre, catastrophe naturelle, mesures gouvernementales, attentats terroristes), l’Organisation n’est pas responsable de non-exécution.
16.2 L’Organisation peut retenir ou continuer à facturer les frais encourus.
16.3 Aucun remboursement complet ne sera effectué ; plus l’Événement approche, plus la déduction est élevée.

Ces Conditions générales supplantent toutes les versions précédentes.