Versie:Januari 2025
Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op deelname aan beurzen, tentoonstellingen en andere evenementen georganiseerd door Bold Optical Fair BV (hierna: de Organisatie).
ARTIKEL 1 – DEFINITIES
1.1 Organisatie: Bold Optical Fair BV, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 84613017, gevestigd aan de Lijnderdijk 199, 1175 KE Lijnden, Nederland.
1.2 Evenement: elke beurs, tentoonstelling of ander evenement georganiseerd door de Organisatie.
1.3 Deelnemer: iedere natuurlijke of rechtspersoon van wie de inschrijving voor het Evenement is geaccepteerd (een automatische bevestiging mail vanuit het systeem wordt ook gezien als acceptatie van de deelname) en die daarmee een Deelnemingsovereenkomst is aangegaan.
1.4 Inschrijfformulier: het digitale of schriftelijke formulier waarmee een Aanmelder zich inschrijft voor het Evenement.
1.5 Aanmelder: iedere natuurlijke of rechtspersoon die zich inschrijft voor deelname aan het Evenement.
1.6 Deelnemingsovereenkomst: de overeenkomst die tot stand komt tussen de Organisatie en de Deelnemer na acceptatie van het Inschrijfformulier.
1.7 Deelnamekosten: het totaalbedrag dat de Deelnemer aan de Organisatie verschuldigd is voor standhuur, promotie (zoals website en banners) en aanvullende diensten.
1.8 Algemene Voorwaarden: dit document, dat onderdeel uitmaakt van de Deelnemingsovereenkomst.
1.9 Specifieke Voorwaarden: aanvullende regels of bepalingen die per Evenement worden verstrekt.
1.10 Online Shop: bestellingen via Bold-onlineshop.nl dezelfde voorwaarden.
ARTIKEL 2 – INSCHRIJVING EN ACCEPTATIE
2.1 Inschrijving vindt uitsluitend plaats via het officiële Inschrijfformulier en is bindend na indiening.
2.2 Voorwaardelijke inschrijvingen zijn alleen geldig na schriftelijke goedkeuring door de Organisatie.
2.3 De Aanmelder staat in voor de juistheid van alle verstrekte gegevens en verklaart bevoegd te zijn om de overeenkomst aan te gaan.
2.4 Door het indienen van het Inschrijfformulier verklaart de Aanmelder zich akkoord met deze Algemene Voorwaarden. Dit digitale akkoord is juridisch bindend.
2.5 De Deelnemingsovereenkomst komt tot stand zodra de Organisatie de inschrijving schriftelijk bevestigt.
2.6 De Organisatie behoudt zich het recht voor om een inschrijving zonder opgaaf van reden te weigeren. Eventuele vooruitbetalingen worden dan gerestitueerd.
2.7 Wensen van Deelnemers m.b.t. standplaats worden in overweging genomen maar kunnen niet worden gegarandeerd.
2.8 Bij overschrijding van de capaciteit kan inschrijving op een wachtlijst worden geplaatst.
ARTIKEL 3 – ANNULERING DOOR DEELNEMER
3.1 Annulering dient schriftelijk te worden gemeld. De volgende annuleringskosten zijn van toepassing:
3.2 Deze percentages zijn inclusief aanvullende opties (zoals promotie, extra banners, Online Sop orders). Registratiekosten worden niet gerestitueerd.
3.3 In uitzonderlijke gevallen buiten de invloedssfeer van de Deelnemer kan de Organisatie besluiten een gedeeltelijke restitutie toe te kennen, met een minimum van 25% inhouding.
3.4 Bestellingen via Bold-onlineshop.nl worden nooit volledig terugbetaald. Kosten die reeds zijn gemaakt, worden in mindering gebracht op een eventueel restitutiebedrag.
ARTIKEL 4 – WIJZIGINGEN OF ANNULERING VAN HET EVENEMENT
4.1 De Organisatie mag in uitzonderlijke omstandigheden de datum, opzet of locatie van het Evenement wijzigen of het Evenement annuleren. In dergelijke gevallen kan geen aanspraak worden gemaakt op schadevergoeding.
4.2 Bij annulering worden alle betalingen (indien mogelijk) – met uitzondering van registratiekosten en reeds gemaakte kosten – binnen 60 dagen gerestitueerd.
4.3 Eventuele restituties worden proportioneel toegekend op basis van gereserveerde standgrootte.
ARTIKEL 5 – GEDRAG EN PROGRAMMA
5.1 De Organisatie behoudt zich het recht voor om materialen of stands zonder opgave van reden te weigeren of te verwijderen.
5.2 De Organisatie mag foto- en videomateriaal van het Evenement, inclusief aanwezigen, gebruiken voor promotionele doeleinden. Deelnemers geven hiervoor toestemming.
ARTIKEL 6 – BETALING
6.1 Deelnamekosten dienen volledig te zijn voldaan voor de op de factuur vermelde vervaldatum.
6.2 Facturen worden voorafgaand aan het Evenement in één keer gefactureerd.
6.3 Bezwaren tegen een factuur dienen binnen 30 dagen schriftelijk te worden ingediend, anders geldt de factuur als geaccepteerd.
6.4 Bij te late betaling is wettelijke rente verschuldigd, vermeerderd met 15% incassokosten.
ARTIKEL 7 – STANDOPBOUW EN GOEDKEURING
7.1 Deelnemers dienen hun standontwerpen tijdig ter goedkeuring voor te leggen.
7.2 Bij niet-naleving kan deelname worden geweigerd zonder recht op restitutie.
7.3 Het niet tijdig opbouwen of bezetten van de stand leidt tot verlies van rechten zonder compensatie.
ARTIKEL 8 – AFBRAAK EN SCHADE
8.1 Stands moeten binnen de gestelde termijn worden afgebouwd en het oppervlak moet in originele staat worden opgeleverd.
8.2 Schade aan locatie of infrastructuur komt voor rekening van de Deelnemer.
8.3 Achtergelaten goederen kunnen worden verwijderd of opgeslagen op risico en kosten van de Deelnemer.
ARTIKEL 9 – HUISREGELS
9.1 Deelnemers mogen hun stand niet verhuren aan derden, gesloten houden of onbeheerd laten tijdens openingstijden (tenzij anders overeen gekomen).
9.2 Overlast, oneerlijke concurrentie en onveilige situaties zijn verboden.
9.3 Geluidsversterking, vuur, gevaarlijke stoffen en distributie buiten de stand zijn alleen toegestaan na schriftelijke goedkeuring.
9.4 Consumptie en uitgifte van eten en drinken zijn onderhevig aan locatievoorwaarden.
9.5 Roken en het gebruik van e-sigaretten zijn in het gebouw verboden.
ARTIKEL 10 – INTELLECTUELE EIGENDOM
10.1 Het tentoonstellen of verkopen van inbreukmakende goederen is verboden.
10.2 Bewijs van eigendom of licentie moet op verzoek worden geleverd.
10.3 Alle intellectuele eigendomsrechten van het Evenement behoren toe aan de Organisatie.
ARTIKEL 11 – CATALOGUS / WEBSITE
11.1 Deelnemers zijn verantwoordelijk voor tijdige en correcte aanlevering van promotiemateriaal. Te late of onvolledige aanlevering leidt tot uitsluiting zonder restitutie.
11.2 De Organisatie is niet aansprakelijk voor fouten of weglatingen.
ARTIKEL 12 – AANSPRAKELIJKHEID EN VERZEKERING
12.1 Goederen bevinden zich op eigen risico van de Deelnemer op het Evenement.
12.2 De Deelnemer is zelf verantwoordelijk voor vergunningen en naleving van wetgeving.
12.3 De Organisatie is niet aansprakelijk voor schade, tenzij door opzet of grove nalatigheid.
12.4 Deelnemers zijn verplicht zichzelf en hun eigendommen adequaat te verzekeren.
12.5 De Deelnemer vrijwaart de Organisatie van claims van derden.
ARTIKEL 13 – NIET-NAKOMING
13.1 Bij overtreding van de voorwaarden kan de Organisatie:
ARTIKEL 14 – SLOTBEPALINGEN
14.1 Indien een bepaling ongeldig blijkt, blijven de overige bepalingen van kracht.
14.2 Algemene voorwaarden van de Deelnemer zijn uitgesloten.
14.3 Bij tegenstrijdigheid prevaleren de Specifieke Voorwaarden.
14.4 Deze voorwaarden kunnen tussentijds worden gewijzigd. De aangepaste versie is bindend na publicatie.
14.5 Bezwaren tegen wijzigingen dienen binnen 5 werkdagen na bekendmaking te worden ingediend.
ARTIKEL 15 – GESCHILLEN
15.1 Op deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing.
15.2 Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Amsterdam.
15.3 Deelnemers kiezen domicilie aan het adres van Bold Optical Fair BV.
ARTIKEL 16 – OVERMACHT
16.1 In geval van overmacht (zoals pandemie, oorlog, natuurramp, overheidsmaatregelen, terroristische aanslagen) is de Organisatie niet aansprakelijk voor niet-nakoming.
16.2 De Organisatie mag gemaakte kosten inhouden of alsnog in rekening brengen.
16.3 Er vindt geen volledige restitutie plaats; hoe dichter bij het Evenement, hoe hoger de inhouding.
Deze Algemene Voorwaarden vervangen alle voorgaande versies.