TERMES ET CONDITIONS GÉNÉRALES PARTICIPATION À BOLD OPTICAL FAIR

Version : Serrée – janvier 2026

Ces Conditions générales s’appliquent à toute participation à des foires commerciales, expositions et autres événements organisés par Bold Optical Fair BV (ci-après : l’Organisation).

ARTICLE 1 – DÉFINITIONS

1.1 Organisation : Bold Optical Fair BV, Chambre de commerce 84613017, située à Lijnden, aux Pays-Bas.
1.2 Événement : tout événement, foire ou exposition organisé par l’Organisation.
1.3 Participant : toute personne physique ou morale dont l’enregistrement a été accepté par l’Organisation.
1.4 Candidat : la personne qui s’inscrit pour participer à l’événement.
1.5 Formulaire d’inscription : le formulaire (numérique) avec lequel la participation est demandée.
1.6 Accord de participation : l’accord entre l’Organisation et le Participant.
1.7 Frais de participation : tous les montants à payer par le participant, y compris la location d’un stand, les frais d’inscription, la promotion et les services supplémentaires.
1.8 Conditions générales : ces conditions.
1.9 Conditions spécifiques : termes et conditions supplémentaires par événement.
1.10 Date de préparation : la première journée officielle de préparation de l’événement telle que communiquée par l’Organisation.
1.11 Boutique en ligne : l’environnement de commande en ligne de l’Organisation, pour lequel des conditions distinctes s’appliquent.

ARTICLE 2 – ENREGISTREMENT ET CONTRAT

2.1 L’inscription se fait exclusivement via le formulaire officiel d’inscription et est contraignante.
2.2 L’Accord de participation est conclu après confirmation écrite (numérique) par l’Organisation.
2.3 Le demandeur déclare être autorisé à conclure cet accord.
2.4 En s’inscrivant, le demandeur déclare accepter ces Conditions générales d’utilisation.
2.5 L’Organisation se réserve le droit de refuser les inscriptions sans en fournir une raison. Les montants déjà payés seront remboursés dans ce cas.
2.6 Les souhaits concernant la localisation ne sont pas contraignants.
2.7 Si la capacité est dépassée, une liste d’attente peut être utilisée.

ARTICLE 3 – ANNULATION PAR LE PARTICIPANT

3.1 L’annulation doit être faite par écrit.
3.2 Un dépôt non remboursable d’au moins 500 € est dû à l’inscription.
3.3 En cas d’annulation, les coûts suivants sont dus, calculés sur le montant total de la facture :

Plus de 185 jours avant la date d’exercice : 15 %
185 à 125 jours avant la date d’exercice : 50 %
124 à 63 jours avant la date d’exercice : 75 %
62 jours ou moins avant la date d’exercice : 100 %

3.4 Ces coûts incluent également des options supplémentaires et des services promotionnels.
3.5 Les frais d’inscription ne sont jamais remboursables.
3.6 Dans des cas exceptionnels, l’Organisation peut décider d’accorder un remboursement partiel, avec un minimum de 25 % du montant total retenu.
3.7 Les commandes via la boutique en ligne sont soumises à des conditions distinctes et ne sont pas entièrement remboursables. Les coûts manifestement engagés seront toujours conservés.

ARTICLE 4 – MODIFICATION OU ANNULATION D’UN ÉVÉNEMENT

4.1 En cas de circonstances spéciales, l’Organisation peut modifier la date, le lieu ou l’installation, ou annuler l’Événement.
4.2 En cas d’annulation par l’Organisation, un remboursement sera accordé pour les montants déjà payés, déducant les frais d’inscription et les frais démontrables engagés.
4.3 L’Organisation n’est pas responsable de tout dommage supplémentaire.

ARTICLE 5 – CONDUITE, PROGRAMME ET MÉDIAS

5.1 L’Organisation peut refuser ou retirer des stands, des documents ou des expressions s’ils sont contraires au caractère ou à la sécurité de l’Événement.
5.2 Les participants accordent l’autorisation d’utiliser des photos et vidéos sur lesquelles ils ou leur stand sont visibles, à des fins promotionnelles, sans droit à une compensation.

ARTICLE 6 – PAIEMENT

6.1 Les factures doivent être payées en totalité avant la date d’échéance.
6.2 Un paiement tardif donne à l’Organisation le droit de refuser de participer sans remboursement.
6.3 Les objections aux factures doivent être signalées par écrit dans un délai de 14 jours.
6.4 En cas de retard de paiement, des intérêts légaux sont dûs, plus 15 % des frais de recouvrement.

ARTICLE 7 – CONSTRUCTION ET UTILISATION DES GRADINS

7.1 Les conceptions de stands doivent être soumises à l’approbation en temps voulu.
7.2 Le non-respect peut entraîner une exclusion sans remboursement.
7.3 Le non-respect du temps de la place entraînera la perte de droits.

ARTICLE 8 – DÉMOLITION ET DOMMAGES

8.1 L’espace du stand doit être laissé propre et dans son état d’origine.
8.2 Les dommages seront entièrement récupérés auprès du Participant.
8.3 Les biens abandonnés seront retirés aux frais et aux risques du Participant.

ARTICLE 9 – RÈGLES DE LA MAISON

9.1 La sous-location ou le transfert du pupitre sont interdits sans autorisation écrite.
9.2 Les nuisances, les situations dangereuses et les activités non autorisées sont interdites.
9.3 La distribution de nourriture et de boissons n’est autorisée que conformément aux conditions de localisation.

ARTICLE 10 – PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE

10.1 Les marchandises contrefaisantes sont interdites.
10.2 La preuve de droits doit être soumise sur demande.
10.3 Tous les droits relatifs à l’événement sont attribués à l’Organisation.

ARTICLE 11 – MATÉRIEL PROMOTIONNEL

11.1 Les participants sont responsables de la livraison dans les délais.
11.2 L’Organisation n’est pas responsable des erreurs ou omissions.

ARTICLE 12 – RESPONSABILITÉ CIVILE ET ASSURANCE

12.1 La participation est entièrement à vos risques et périls.
12.2 L’Organisation n’est responsable qu’en cas d’intention ou de négligence grave.
12.3 La responsabilité est en permanence limitée au montant versé par l’assurance, ou à un maximum du montant de participation versé par le Participant.
12.4 La responsabilité en cas de perte indirecte, conséquente, de profits ou de préjudice à la réputation est exclue.
12.5 Le participant indemnise l’Organisation contre les réclamations de tiers.
12.6 Le participant est tenu de souscrire une assurance adéquate.

ARTICLE 13 – NON-RESPECT DES OBLIGATIONS

En cas de violation de ces termes et conditions, l’Organisation peut mettre fin à sa participation, refuser l’accès, récupérer les coûts et refuser toute participation future.

ARTICLE 14 – MODIFICATION DES TERMES ET CONDITIONS

14.1 Les termes et conditions applicables à l’Accord de Participation sont les suivants au moment de l’enregistrement.
14.2 Les modifications ne s’appliqueront qu’aux immatriculations futures, sauf si des modifications sont nécessaires en raison de la loi ou de force majeure.
14.3 Les termes et conditions générales du participant sont exclus.

ARTICLE 15 – LITIGES

15.1 Ces termes et conditions sont régis par la loi néerlandaise.
15.2 Les litiges doivent être soumis exclusivement au tribunal compétent d’Amsterdam.

ARTICLE 16 – FORCE MAJEURE

16.1 En cas de force majeure, l’Organisation n’est pas tenue de verser une indemnisation.
16.2 Les coûts manifestement engagés peuvent être retenus ou refacturés.
16.3 Les remboursements complets sont exclus.

Ces Conditions générales supplantent toutes les versions précédentes.